Rektörlük ve Genel Sekreterlik tarafından yapılan yazışmalar ile evrak sevk ve kontrolünün tek bir merkezden yürütülmesini sağlamak ve Elektronik Doküman Yönetim Sistemi'ne (EDYS) geçiş sürecini kolaylaştırmak amacıyla, Genel Sekreterliğe bağlı olarak Yazı İşleri Şube Müdürlüğü kurulmuş ve birim 15/02/2016 tarihinde faaliyete geçmiştir. Bu kapsamda Rektörlük İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü’ne bağlı olarak uzun yıllar hizmet vermiş Genel Evrak-Kayıt Birimi de Yazı İşleri Şube Müdürlüğü’ne bağlanmıştır.

 

SIKÇA SORULAN SORULAR

1. EVRAK İADEMİ NASIL YAPMALIYIM?

Kontrol ve denetim açısından birimlerin iadeleri, birim amirlerinin süreçte olacağı şekilde EDYS üzerinden yapılmalıdır.

 

2. İMZALANAN RESMİ YAZIYI KEP ÜZERİNDEN NASIL GÖNDEREBİLİRİM?

EDYS ve TürkKEP entegrasyonu yapılmış olduğundan evrak oluşturulurken gönderim şekli “Kayıtlı Elektronik Posta” olarak seçilmeli ve adres otomatik çıkmadıysa evrakın gönderileceği kurumun KEP adresi adres sütununa manuel yazılmalıdır.

 

3. ALT BİRİMLER (FAKÜLTELERE BAĞLI BÖLÜM BAŞKANLIKLARI, ANA BİLİM DALLARI, DAİRE BAŞKANLIKLARINA BAĞLI ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ VB.) YAZIŞMA YAPABİLİR Mİ?

Alt birimler bağlı oldukları üst birimleri atlayarak yazışma yapamazlar.

 

4. İLGİLİ EVRAK MI EK Mİ YAPILMALI?

Metin içinde ekte sunulduğu belirtilen bir evrak “evrak ekle” seçeneği kullanılarak eke konulmalı, ilgili evrak kısmına eklenmemelidir.

 

5. CEVAPLA SEÇENEĞİ NE ZAMAN KULLANILMALI?

Ege Üniversitesi Rektörlüğü, Genel Sekreterlik ve bağlı birimlerinden (daire başkanlıkları, hukuk müşavirliği, merkezi birimler) talep edilen bilgi, belge, görüş vb. İçeren yazılar dekanlıklar / müdürlükler aracılığı ile yanıtlanmalıdır. Dekanlıkların / müdürlüklerin altında yer alan birimler cevaplarını bağlı oldukları üst birimlere iletmelidir. Bilgi, belge, görüş vb. içeren yazılar, dekanlıklar / müdürlükler tarafından bir üst yazı ile alt birimlere dağıtılmalıdır. Doğrudan sevk yöntemi ile dağıtılan yazılarda ise cevapla seçeneği kullanılmamalı, evrak ekle yöntemi ile cevap yazısı alt birimler tarafından bağlı oldukları dekanlıklara / müdürlüklere ulaştırılmalıdır.

 

6. RESMİ YAZIYI KİMLER İMZALAYABİLİR?

 

- İÇ YAZIŞMALARDA; fakültelerde dekanlar, yüksekokul-meslek yüksekokullarında müdürler, enstitülerde müdürler, uygulama ve araştırma merkezlerinde müdürler, rektörlüğe bağlı bölüm başkanlıklarında bölüm başkanları evrak imzalayabilirler.

- DIŞ YAZIŞMALARDA; rektör, rektör yardımcıları, genel sekreter ve rektör adına yetkilendirilenler evrak imzalayabilir.