Ege Üniversitesi Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) Üzerinden Yapılacak Yazışmalarda Dikkat Edilecek Temel Kurallar

 

Yazışma, bir kurumun en temel resmi iletişim türlerinden biridir. Bu iletişimi etkin ve verimli kılmak için aşağıda belirtilen hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:

 

  • Yazışmalar, 2 Şubat 2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak yapılmalıdır (bkz. Ek.2).
  • Tüm yazışmalarda yazışmanın özü net ve anlaşılır bir şekilde anlatılmalı, dilbilgisi ve yazım kurallarına uyulmalı, Türkçe düzgün ve doğru kullanılmalıdır.  
  • Yazışma metninde “ilgi sayılı yazı”, “ilgi yazımız” vb. bir ifade yer alıyorsa, ilgi kısmına mutlaka yazının tarih ve sayısı eklenmelidir.
  • Yazışma metninde ek ifadesi yer alıyorsa, bu bilgi mutlaka “Ek” kısmında yer almalı, resmi yazının devamında evrak görüntülenebilmelidir.
  • Resmi yazıların son bölümü, hitap edilen makama ve yazıyı imzalayacak kişinin unvanına uygun olarak Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 14. maddesinin 10 (a), (b) ve (c) alt bentlerinde yer alan açıklamalarda belirtildiği şekilde bitirilmelidir.  
  • Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilmelidir. Çıktının uygun bir yerine “Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır.” ibaresi konulmalıdır. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanmalıdır.
  • Yazının gönderileceği makam salt “Ege Üniversitesi Rektörlüğü” olarak seçilmemelidir. Aksi halde resmi yazılar, kesinlikle iade edilecektir. Yalnızca Ege Üniversitesi Hastanesi ile Genel Sekreterliğe gönderilecek resmi evraklarda, Paraf ve İmza Bilgileri kısmında yer alan Şablon başlığı altında “çift kırılım” seçilmesi durumunda, üst hitap Ege Üniversitesi Rektörlüğü olarak kabul edilecektir.  
  • Süreli ve hukuki sonuç ortaya çıkabilecek evraklar, hem gönderen hem de cevap verecek birim yetkililerince titizlikle takip edilmelidir.
  • Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve oradan gönderilmesi asıldır.
  • Yazılar hiyerarşik kademede yer alan bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan imzaya sunulmamalı, Üniversiteye bağlı tüm birimler, bağlı olduğu makama paraf/imza açmadan yazışma yapmamalıdır. Anabilim Dalı Başkanlığı Bölüm Başkanlığını, Bölüm Başkanlığı, Müdürlük veya Dekanlığı atlayarak Üst Makamlar ile, Daire Başkanlıkları ve Rektörlük birimleri kendilerine imza yetkisi verilen konular dışında Üst Makamlar ile yazışma yapmamalıdır. Ancak vekalete istinaden yalnızca Hukuk Müşavirliği, tüm birimlere yazılarını doğrudan gönderebilir.
  • Birimler arası yapılacak yazışmalar için “Kurum İçi Giden” yazışma şablonu, Üniversite dışı başka kurum, kuruluş, gerçek veya tüzel kişiler ile yapılacak yazışmalar için ise “Kurum Dışı Giden” şablonu kullanılmalıdır.