Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli e-posta iletimine imkân veren bir iletim hizmetidir. Bu hizmet BTK tarafından yetkilendirilmiş KEPHS’ler tarafından sunulmaktadır.
Ege Üniversitesi Rektörlüğü adına KEP hesabının kontrolü Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluğundadır.
Ege Üniversitesi KEP Adresi: egeuniversitesi@egeuniversitesi.hs03.kep.tr
Kayıtlı Elektronik Posta İle Gelen Belgeler Hakkında
02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete'de "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" yayımlanmış ve anılan yönetmeliğin 28. maddesi ile Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında güvenli elektronik imza ile imzalanmış resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesine imkan sağlanmıştır.
Elektronik ortamda yapılacak söz konusu yazışmaların, aynı yönetmeliğin 3. Maddesinin birinci fıkrasının (i) bendine istinaden Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanarak yürürlüğe konulan e-Yazışma Teknik Rehberine uygun olması gerekmekte olup söz konusu Rehberde kamu kurumları tarafından geliştirilen elektronik belge yönetim sistemlerinde uyulması gereken standartlar belirlenmiş ve yönetmeliğin 28. maddesinin sekizinci fıkrasında yer alan "Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır…" hükmüne istinaden "üçüncü taraf" olarak kayıtlı elektronik posta (KEP) sisteminin kullanılacağı açıklanmıştır.
Bu kapsamda Üniversitemiz 01/03/2016 tarihinde elektronik yazışma sistemine geçmiş ve yine 2016 yılı Mart ayında egeuniversitesi@egeuniversitesi.hs03.kep.tr adresini alarak kayıtlı elektronik posta sistemini belge göndermek ve kabul etmek üzere kullanmaya başlamıştır.
10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" yenilenerek yayımlanmış ve anılan yönetmeliğin 30. maddesi ile Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında güvenli elektronik imza ile imzalanmış resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi süreci hızlandırılmıştır.
Üniversitemiz KEP adresi üzerinden alınan resmi belgeler, ilgili birime Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) üzerinden sevk edilmekte olup fiziki ortamda ayrıca gönderilmemektedir. Söz konusu evrakların eki/ekleri, sistem üzerinde yer alan "Ekler" ve "İlgili Evrak" kısmından kontrol edilmelidir.
