ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

• Kurum dışı gelen tüm yazışmaları Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kayda almak.
• Rektörlük ve Genel Sekreterlik hesaplarının birim evrak sorumluluğu görevini yerine getirmek ve bu kapsamda Rektörlük ve Genel Sekreterlik hesaplarına düşen iç yazışmalar ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
• Evrak kayıt ve sevk işlemlerinde aksaklıkların ortaya çıkmaması için gerekli önlemleri almak ve EBYS’de ortaya çıkan sorunları anlık olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bildirmek.
• Faks, e-posta, posta, KEP vasıtasıyla doğrudan kişi adına gelen davet, vb. içerikli yazıların kayda alınmadan ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak.
• Rektörlük Makamı ve Genel Sekreterliğe sunulan dilekçeleri ivedilikle işleme almak ve ilgili birime sevkini gerçekleştirmek.
• İlgisi bakımında herhangi bir birimi ilgilendirmeyen veya doğrudan Rektörlük veya Genel Sekreterlik adına cevaplanması gereken dilekçeleri 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamında ivedilikle sonuçlandırmak.
• Gizli evrakları usulüne uygun şekilde kayıt altına almak, doğrudan ilgili birim yöneticisine sevkini yapmak.
• Evrak hareketi ile ilgili istatistiki bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak. 

YAZIŞMA VE ARŞİV HİZMETLERİ

• Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterin iç ve dış tüm yazışmaları 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”te belirtilen kurallara göre hazırlamak, takip ve kontrolünü yapmak, Standart Dosya Planına göre arşivlemek.
• Sayıştay Denetim Raporunun kurum kayıtlarına girmesinin ardından raporu ilgili birimlere ulaştırmak ve birimlerden bulgulara alınan cevapları bir araya getirerek Sayıştay İnceleme Başkanlığı’na gönderilmek üzere Üniversite Üst Yönetiminin onayına sunmak.
• Genel Sekreterliğe bildirilen Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü’nün düzenlediği rapor ve tutanakları Genel Sekretere sunmak, Genel Sekreterin inceleme ve değerlendirmesi sonucunda gerekli işlemleri tesis etmek.
• Kamu İhale Kurumu Başkanlığı’ndan koordinatör Rektör Yardımcısı adına gelen ihaleye itiraz dosyasını kabul etmek, yasal sürenin 5 iş günü ile kısıtlı olmasından dolayı bu süre içinde ilgili birimle yazışma yapılıp talep edilen bilirkişilik raporunun hazırlandıktan sonra gönderimini sağlamak.
• Bakanlıklar, Yükseköğretim Kurulu, Genel Müdürlükler, Valilik, vb. kurumlardan gelen bilgi, belge, görüş, vb. talep yazılarının hazırlanmasını sağlamak. 
• Akademik ve idari birimlerden gelen kurum dışı yazışma taleplerini Üst Yönetimin onayına sunmak ve gerekli işlemleri tesis etmek.
• Rektörlük yazışmaları için standart dosya planına uygun olarak kurumsal hafızayı planlamak, geliştirmek ve korumak; elektronik ve fiziki ortam arşivlerini düzenli tutmak.

KEP HİZMETLERİ

• Üniversitemizin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sorumlusu olarak KEP üzerinden ileti gönderme ve alma işlemlerinin aksamadan yapılmasını sağlamak.
• Üniversitemize ait olan egeuniversitesi@egeuniversitesi.hs03.kep.tr adresi üzerinden gelen evrakların tarih, sayı, imzalayan vb. kontrollerini yaparak kayıt ve sevk işlemlerini gerçekleştirmek.

TEŞKİLATLANMA İŞLERİ

• Başbakanlık adına yürütülen elektronik uygulamalara tek bir platform üzerinden erişim sağlanmasına imkan veren entegre bir sistem olan Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) üzerinde yer alan Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS)’nde Üniversitemiz teşkilat yapısında meydana gelen değişikliklere bağlı olarak gerekli güncelleme işlemlerini yapmak, yeni kurulan birimlere idare kimlik kodlarını almak.
• Yeni kurulan veya kapatılan birimlere bağlı olarak “Üniversite Teşkilat Şeması”nın güncellenmesini ve birimlere duyurulmasını sağlamak.

POSTA HİZMETLERİ

• Rektörlük birimlerinden gönderilmek üzere Posta İşlemleri Bürosuna gelen evrakları/postaları adres, paketleme/zarflama vb. kontrollerini yaptıktan sonra zimmet karşılığı teslim almak.
• Giden evrakların ve/veya postaların gönderim bilgilerini kaydetmek (sayı ve kayıt numaraları, tarih, gönderici adı ve/veya birim kodu, alıcı adı/adresi, gönderim ücreti).
• Gönderime hazır olan evrakların gönderim türüne (iadeli taahhütlü, APS, adi posta, kargo vb.) göre ücretlerini hesaplamak ve gönderime hazır olan evrakları/postaları PTT Bornova Şubesine teslim etmek.
• PTT Bornova Şubesinde bulunan Ege Üniversitesi’ne ait tüm evraklarını teslim almak.