Sıkça Sorulan Sorular

1. EVRAK İADEMİ NASIL YAPMALIYIM?

Kontrol ve denetim açısından birimlerin iadeleri, birim amirlerinin süreçte olacağı şekilde EBYS üzerinden yapılmalıdır.

2. İMZALANAN RESMİ YAZIYI KEP ÜZERİNDEN NASIL GÖNDEREBİLİRİM?

EBYS ve TürkKEP entegrasyonu yapılmış olduğundan evrak oluşturulurken gönderim şekli “Kayıtlı Elektronik Posta” olarak seçilmeli ve adres otomatik çıkmadıysa evrakın gönderileceği kurumun KEP adresi adres sütununa manuel yazılmalıdır.

3. ALT BİRİMLER (FAKÜLTELERE BAĞLI BÖLÜM BAŞKANLIKLARI, ANA BİLİM DALLARI, DAİRE BAŞKANLIKLARINA BAĞLI ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ VB.) YAZIŞMA YAPABİLİR Mİ?

Alt birimler bağlı oldukları üst birimleri atlayarak yazışma yapamazlar.

4. İLGİLİ EVRAK MI EK Mİ YAPILMALI?

Metin içinde ekte sunulduğu belirtilen bir evrak “evrak ekle” seçeneği kullanılarak eke konulmalı, ilgili evrak kısmına eklenmemelidir.

5. CEVAPLA SEÇENEĞİ NE ZAMAN KULLANILMALI?

Ege Üniversitesi Rektörlüğü, Genel Sekreterlik ve bağlı birimlerinden (daire başkanlıkları, hukuk müşavirliği, merkezi birimler) talep edilen bilgi, belge, görüş vb. İçeren yazılar dekanlıklar / müdürlükler aracılığı ile yanıtlanmalıdır. Dekanlıkların / müdürlüklerin altında yer alan birimler cevaplarını bağlı oldukları üst birimlere iletmelidir. Bilgi, belge, görüş vb. içeren yazılar, dekanlıklar / müdürlükler tarafından bir üst yazı ile alt birimlere dağıtılmalıdır. Doğrudan sevk yöntemi ile dağıtılan yazılarda ise cevapla seçeneği kullanılmamalı, evrak ekle yöntemi ile cevap yazısı alt birimler tarafından bağlı oldukları dekanlıklara / müdürlüklere ulaştırılmalıdır.

6. RESMİ YAZIYI KİMLER İMZALAYABİLİR?

- İÇ YAZIŞMALARDA; fakültelerde dekanlar, yüksekokul-meslek yüksekokullarında müdürler, enstitülerde müdürler, uygulama ve araştırma merkezlerinde müdürler, rektörlüğe bağlı bölüm başkanlıklarında bölüm başkanları evrak imzalayabilirler.

- DIŞ YAZIŞMALARDA; rektör, rektör yardımcıları ve rektör adına yetkilendirilenler evrak imzalayabilir.

7. EBYS’DE VEKALET BIRAKMA İŞLEMİ

Sayfanın sol üst tarafında yer alan insan ikonuna (kişisel bilgiler) tıklanır ve açılan sayfada Vekalet kısmına girilir. Vekalet başlangıcı ve saati ile vekalet bitiş ve saati seçilir. Ardından vekalet bırakılacak kişinin adı Vekil kısmına yazılır ve açılan mavi zeminli pencereden isim-unvan ataması için ismin üzerine çift tıklanır. Vekalet sebebi (şehir dışı görevlendirme, vb.) de yazıldıktan sonra tercihen vekalet öncesi erişimi olan evrakları da görsün seçeneği aktif yapılabilir. Tüm bu işlemlerden sonra öncelikle “Vekaleti Kaydet” sonra da aynı sayfada en altta yer alan “Kaydet” butonu tıklanarak vekalet işlemi tamamlanır.

8. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI KEP GÖNDERİMİ 

İçişleri Bakanlığı birimlerine kep gönderilmesi sırasında hitap olarak öncelikle bağlı olduğu VALİLİK DETSİS KODU seçilmeli, daha sonra ADRES satırının üst kısmına manuel olarak evrakın gideceği müdürlük(....... İl Milli Eğitim Müdürlüğü) yazılmalıdır.

Önizlemede Hitap aşağıdaki gibi gözükecektir.

       İZMİR VALİLİĞİ

(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)